Starfsreglur stjórnar

 
STARFSREGLUR
stjórnar Bændasamtaka Íslands
 
1. Markmið og helstu verkefni stjórnar
 
1.1. Starfsreglur þessar eru settar af stjórn Bændasamtaka Íslands.
1.2. Markmið starfsreglnanna er að tryggja faglega og óháða málsmeðferð hverju sinni og koma í veg fyrir hagsmunaárekstra í starfsemi samtakanna. Reglurnar eru settar til fyllingar ákvæða um stjórn samtakanna, sbr. 7. gr. samþykkta BÍ.
1.3. Stjórn skal í störfum sínum horfa til ákvæða um hlutverk samtakanna í 2. gr. samþykkta BÍ.
1.4. Stjórnarmenn skulu vera sjálfstæðir í störfum sínum og taka ekki við fyrirmælum frá þeim aðildarfélögum samtakanna sem þeir kunna að vera félagar í eða öðrum hagsmunaaðilum.
1.5. Stjórn og framkvæmdastjóri, í umboði hennar, fara með málefni samtakanna milli Búnaðarþinga og fylgja ályktunum þeirra eftir, sbr. 7. gr. samþykkta BÍ. Helstu verkefni stjórnar eru;
1.5.1 Framkvæmd og eftirfylgd ályktana og ákvarðana Búnaðarþings
1.5.2 Fjárhagur félagsins og breytingar þar að lútandi;
A. Gerð og samþykkt fjárhagsáætlunar.
B. Breytingar á fjárhagsáætlun.
C. Endurskoðun og samþykkt ársreikninga.
1.5.3 Stefnumótun, gerð og framkvæmd á stefnu í málefnum félagins;
A. Starfsskilyrði landbúnaðarins
B. Umhverfismál
C. Fagleg mál
D. Samfélags- og öryggismál
E. Dýravelferð
F. Kynning og markaðssetning á landabúnaði
1.5.4 Framkvæmd á starfsáætlun.
1.5.5 Undirbúningur Búnaðarþings og bændafunda.
1.5.6 Vera formanni og framkvæmdastjóra innan handar við almennan rekstur skrifstofu og starfsemi félagsins í samræmi við ákvarðanir Búnaðarþings og stjórnar.
1.5.7 Önnur mál sem formaður, framkvæmdastjóri eða aðrir stjórnarmenn óska eftir að stjórn fjalli um.
 
2. Starfskjör
 
2.1. Stjórn setur sér sérstakar skriflegar reglur um starfskjör og greiðslur á ferðakostnaði sem birtar eru í viðauka II og III við reglur þessar. Stjórn setur jafnframt skriflegar reglur um greiðslu þóknana vegna stjórnarsetu í deildum búgreina innan BÍ.
2.2. Stjórn BÍ ákvarðar laun formanns og önnur starfskjör í samráði við framkvæmdastjóra og annast gerð ráðningarsamnings og starfslýsingar. Stjórn felur framkvæmdastjóra umboð til að annast samninga við formann og leggja skal fyrir stjórn til afgreiðslu. Samningurinn skal endurskoðaður í upphafi hvers kjörtímabils formanns.
2.3. Stjórn veitir formanni lausn frá störfum.
2.4. Ráðningarsamningur skal gilda í einn mánuð eftir að nýr formaður hefur tekið til starfa.
 
3. Verkaskipting formanns, varaformanns, stjórnar og framkvæmdastjóra
 
3.1. Formaður BÍ starfar samkvæmt starfslýsingu, er málsvari stjórnar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni samtakanna, nema stjórn ákveði að fela öðrum stjórnarmönnum eða starfsmönnum það hlutverk í sérstökum tilvikum
3.2. Formaður ber ábyrgð á að í öllu sé farið eftir samþykktum félagsins, lögum og reglum.
3.3. Formaður skal í störfum sínum hafa náið samráð við stjórn og upplýsa stjórnarmenn um þýðingarmikil mál er samtökin varða.
3.4. Stjórn skal kjósa sér varaformann og skipta með sér verkum að öðru leyti á fyrsta fundi sínum að loknu Búnaðarþingi.
3.5. Varaformaður stýrir fundum og tekur að sér störf formanns í fjarveru hans.
3.6. Varaformaður tekur að sér öll störf formanns í leyfum hans, telji stjórn þess þörf.
3.7. Láti formaður af embætti áður en kjörtímabili lýkur skal varaformaður taka við embætti formanns og sitja fram að næsta Búnaðarþingi.
3.8. Framkvæmdastjóri er prókúruhafi og annast daglega yfirstjórn samtakanna í samræmi við ákvarðanir stjórnar, sbr. 8. gr. samþykkta BÍ. Hinn daglegi rekstur tekur ekki til ráðstafana sem eru óvenjulegar eða mikils háttar. Slíkar ráðstafanir getur framkvæmdastjóri aðeins gert samkvæmt sérstakri heimild frá stjórn samtakanna.
3.9. Framkvæmdastjóri kemur fram ásamt formanni fyrir hönd samtakanna.
3.10. Framkvæmdastjóri sér um að framfylgja ákvörðunum stjórnar, stefnumörkun samtakanna og ákvörðunum Búnaðarþings og ræður annað starfsfólk samtakanna.
3.11. Framkvæmdastjóri annast kynningu á starfsemi og stjórnarháttum samtakanna fyrir nýkjörna stjórnarmenn.
3.12. Stjórn skal setja sér markmiðaáætlun fram til næsta Búnaðarþings á fyrsta eða öðrum fundi sínum að loknu Búnaðarþingi. Þar komi fram áherslur stjórnarinnar fyrir komandi starfsár í samræmi við tilgang samtakanna, sbr. 2. gr. samþykkta BÍ og aðra gildandi stefnumörkun.
 
4. Boðun stjórnarfunda, tíðni, þátttakendur og fyrirkomulag
 
4.1. Formaður boðar til stjórnarfunda, eða framkvæmdastjóri fyrir hans hönd, með a.m.k. tveggja daga fyrirvara. Víkja má frá þessum fyrirvara ef nauðsyn krefur. Formaður stýrir fundum og undirbýr þá í samstarfi við framkvæmdastjóra.
4.2. Stjórnarmenn skulu hafa aðgang að fundargögnum í rafrænni gagnagátt. Framkvæmdastjóri veitir stjórnarmönnum, og e.a. varamönnum, aðgang að gagnagáttinni.
4.3. Fundir skulu haldnir svo oft sem þörf krefur, að jafnaði einu sinni í mánuði. Stjórnarfundi skal að jafnaði halda í Reykjavík. Heimilt er að halda fundi með rafrænum miðlum.
4.4. Framkvæmdastjóri á sæti á stjórnarfundum og hefur þar málfrelsi og tillögurétt. Á stjórnarfundum skal hann flytja skýrslu um starfsemi samtakanna í stórum dráttum frá síðasta fundi.
4.5. Fyrsti varamaður situr jafnframt stjórnarfundi með málfrelsi og tillögurétt.
4.6. Stjórnarmenn skulu svara fundarboði svo fljótt sem verða má.
4.7. Ef stjórnarmaður getur ekki mætt á stjórnarfund skal boða varamann í hans stað. Heimilt er að boða varamann á stjórnarfund með eins sólarhrings fyrirvara. Varamönnum skal gefinn kostur á aðgangi að gagnagátt stjórnar með öllum sömu réttindum sem stjórnarmenn væru.
4.8. Formaður og framkvæmdastjóri annast gerð dagskrár stjórnarfunda. Dagskrá og önnur fundargögn skulu berast stjórnarmönnum eða vera þeim aðgengileg á gagnagátt eigi síðar en tveimur sólarhringum fyrir fund. Mál sem berast með skemmri fyrirvara má taka fyrir ef allir stjórnarmenn samþykkja.
4.9. Rita skal fundargerð um það sem fram fer á stjórnarfundum. Stjórn getur falið einum úr sínum röðum eða þriðja aðila að rita fundargerð. Fundargerðir skal bera upp og staðfesta með undirritun í upphafi næsta stjórnarfundar. Bókanir skulu vera skýrar og bóka skal allar samþykktir, ákvarðanir og ályktanir stjórnar. Fundargerðir má undirrita með rafrænum hætti. Þær skulu aðgengilegar félagsmönnum á vefsvæði samtakanna.
4.10. Í fundargerð skal að lágmarki koma fram:
4.10.1. hvaða stjórnarmenn eða aðrir tóku þátt í fundinum,
4.10.2. hvaða mál voru tekin til dagskrár,
4.10.3. hvaða gögn liggja fyrir varðandi einstök mál,
4.10.4. hvaða ákvarðanir voru teknar,
4.10.5. undir hvaða lið fundarmenn eða starfsmenn viku af fundi.
4.11. Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri sem ekki eru sammála ákvörðun stjórnar eiga rétt á að fá athugasemdir skráðar í fundargerð.
4.12. Stjórn getur tekið formlegar ákvarðanir og afgreitt mál með rafrænt, með tölvupósti eða rafrænum miðlum. Slíkar afgreiðslur skal færa í fundargerð næsta stjórnarfundar á eftir.
 
5. Lögmæti stjórnarfunda og atkvæðagreiðslur
 
5.1. Stjórnarfundur er ákvörðunarbær þegar a.m.k. 4 stjórnarmenn eða varamenn þeirra sækja fund enda hafi fundurinn verið boðaður í samræmi við starfsreglur þessar og samþykktir BÍ.
5.2. Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum í öllum málum. Falli atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns úrslitum. Mál til ákvörðunar skulu almennt lögð fyrir stjórn skriflega, studd gögnum.
 
6. Þagnar- og trúnaðarskylda
 
6.1. Á stjórnarmönnum samtakanna hvílir þagnarskylda um málefni þeirra og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í störfum sínum sem stjórnarmenn og leynt skulu fara skv. lögum, eðli máls eða samþykktum samtakanna. Þagnarskyldan helst eftir að stjórnarmenn láta af störfum. Stjórnarmenn staðfesta þagnarskylduna með undirritun þessara starfsreglna.
6.2. Stjórnarmaður skal varðveita öll gögn með tryggum hætti sem hann fær afhent til að gegna starfa sínum sem stjórnarmaður. Þessum gögnum skal eytt þegar stjórnarmaður lætur af störfum.
 
7. Hæfi
 
7.1. Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri mega ekki taka þátt í meðferð máls ef þeir hafa þar verulegra hagsmuna að gæta sem kunna að fara í bága við hagsmuni samtakanna. Stjórnarmanni og framkvæmdastjóra er skylt að upplýsa um slík tilvik og skal það bókað í fundargerð.
7.2. Stjórnarmenn skulu er þeir gerast stjórnarmenn, eigi síðar en fyrir fyrsta stjórnarfund þeirra, upplýsa um setu í stjórnum félaga eða samtaka. Þá skulu stjórnarmenn upplýsa þegar í stað ef þeir taka sæti í stjórn félaga eða samtaka á meðan þeir sitja sem stjórnarmenn í BÍ.
 
8. Tilnefningar
 
8.1. Stjórn BÍ skipar fulltrúa samtakanna til trúnaðarstarfa í stjórnir Ráðgjafarmiðstöðvar landbúnaðarins ehf, Styrktarsjóða BÍ, NBÍ ehf, Bændahallarinnar ehf., Hótel Sögu ehf. og og til annarra trúnaðarstarfa fyrir samtökin skv. lögum, reglum, beiðnum og samningum þar að lútandi.
8.2. Ferðakostnaðarreglur í viðauka III við reglur þessar gilda einnig um fulltrúa í sem stjórn tilnefnir til trúnaðarstarfa eftir því sem við á.
 
9. Breytingar á starfsreglum
 
9.1. Starfsreglum þessum og viðaukum II og III við þær má breyta með samþykki einfalds meirihluta stjórnar.
Þannig samþykkt á stjórnarfundi dags. 10. ágúst 2021
í stjórn Bændasamtaka Íslands,
 
Gunnar Þorgeirsson, formaður stjórnar
Oddný Steina Valsdóttir, varaformaður stjórnar
Halldóra Kristín Hauksdóttir
Halla Eiríksdóttir
Hermann Ingi Gunnarsson
 
VIÐAUKI I
 
Útdráttur úr ákvæðum um stjórn í samþykktum Bændasamtaka Íslands
12. grein
Búnaðarþing kýs stjórn Bændasamtaka Íslands og kjörtímabil stjórnar er tvö ár. Kjósa skal fimm menn í stjórn Bændasamtakanna og fimm til vara [...]
13. grein
Stjórn Bændasamtaka Íslands fer með mál þeirra milli búnaðarþinga og fylgir ályktunum þeirra eftir. Stjórnin ræður framkvæmdastjóra samtakanna. Enn fremur skipar stjórnin fulltrúa Bændasamtakanna til trúnaðarstarfa fyrir samtökin eftir því sem lög, reglur og samningar segja til um. [...]
 
VIÐAUKI II
 
Fyrirkomulag og greiðsla launa fyrir stjórnarsetu í Bændasamtökum Íslands
1. Formaður
Gerður er ráðningarsamningur við formann samkvæmt gr. 2.2-2.4 í starfsreglum stjórnar Bændasamtaka Íslands.
2. Varaformaður
Varaformaður fær mánaðarlega greidd laun sem nema 6,5 þóknunareiningum.
3. Aðrir stjórnarmenn
Aðrir stjórnarmenn fá mánaðarlega greidd laun sem nema 5,5 þóknunareiningum.
4. Endurgreiðsla kostnaðar
4.1 Stjórnarmenn fá endurgreiddar kr. 13.037 (uppfært m.v. 01.01.2021) á mánuði vegna síma- og starfskostnaðar heima fyrir.
4.2 Um endurgreiðslu ferðakostnaðar stjórnarmanna og þóknunar vegna staðarfunda fer samkvæmt gildandi reglum um greiðslu þóknunar og ferðakostnaðar vegna funda, hverju sinni, sjá viðauka II. Sama gildir um greiðslu þóknana og endurgreiðslu ferðakostnaðar vegna nefndarstarfa og annarra funda sem stjórnarmenn sitja í umboði Bændasamtaka Íslands.
5. Vísitölubundin hækkun launa
Laun stjórnarmanna ásamt endurgreiðslu vegna síma- og starfskostnaðar hækka 1. janúar hvers árs árlega í samræmi við hækkun launavísitölu næstliðins árs.
Framkvæmdastjóra er heimilt að gera verksamninga við stjórnarmenn, ef þeir taka að sér verkefni fyrir samtökin sem falla utan starfsskyldna og verkefna sem fjallað er um í gildandi reglum um ferðakostnað og þóknanir fyrir fundi.
6. Um greiðslu launa fyrir stjórnarsetu í deildum búgreina fer samkvæmt reglum um stjórnarsetu í deildum búgreina innan Bændasamtaka Íslands.
 
VIÐAUKI III
 
Greiðsla þóknunar og ferðakostnaðar vegna staðarfunda
1. Reglur þessar gilda um endurgreiðslu ferðakostnaðar til þeirra sem sækja fundi innanlands í umboði samtakanna eða að beiðni þeirra. Þóknanir eru ekki greiddar til þeirra sem eru í ráðningarsambandi við Bændasamtök Íslands, ferðakostnaður er þó greiddur nema ráðningarsamningur kveði á um annað.
2. Ferðakostnaður er greiddur skv. taxta ferðakostnaðarnefndar ríkisins hverju sinni, nema samkomulag verði um annað, svo sem að kostnaður sé greiddur beint eða endurgreiddur samkvæmt kvittunum fyrir útlögðum kostnaði.
2.1 Núgildandi taxti Ferðakostnaðarnefndar:
2.1.1 Gisting og fæði í einn sólarhring kr. 35.000 (f.o.m. 01.06.2021)
2.1.2 Fæði hvern heilan dag, minnst 10 tíma ferðalag kr. 12.900 (f.o.m. 01.06.2021)
2.1.3 Fæði í hálfan dag, minnst 6 tíma ferðalag kr. 6.450 (f.o.m. 01.06.2021)
2.2 Akstur (taxti sem gildir fyrir akstur umfram 20.000 km skal gilda um allan akstur fyrir BÍ) kr. 91,00 (f.o.m. 01.01.2021)
2.3 Greiðsla fyrir akstur skal að hámarki miðast við upphæð flugfargjalds sé það hagstæðari kostur.
3. Fulltrúum BÍ skal greidd þóknun fyrir þátttöku í eftirfarandi staðarfundum:
3.1 Stjórnarfundum BÍ. Þetta gildir aðeins um varamenn í stjórn BÍ hvað stjórnarfundi varðar, enda séu aðalmenn á föstum launum.
3.2 Fundum fagráða búgreina.
3.3 Aðalfundum og/eða öðrum fundum aðildarfélaga sem sóttir eru í umboði BÍ.
3.4 Almennum fundum sem Bændasamtökin halda sjálf.
3.5 Búnaðarþing BÍ, ef viðkomandi einstaklingar eru ekki Búnaðarþingsfulltrúar.
3.6 Fundum annarra nefnda og starfshópa sem sóttir eru í umboði BÍ eða að beiðni samtakanna, sbr. þó gr. 4.
3.7 Fundum og ráðstefnum sem viðkomandi sitja fyrir hönd BÍ að beiðni formanns eða framkvæmdastjóra samtakanna.
4. Ekki er greitt fyrir fundi stjórna dótturfélaga BÍ, enda greiði þau sjálf ferðakostnað og þóknanir eftir því sem við á. Sama gildir um fundi stjórna stofnana og sjóða sem greiða sjálf ferðakostnað og þóknanir en í þeim tilfellum skal fulltrúi BÍ sjálfur endurkrefja viðkomandi um þann kostnað.
5. Þóknun:
Frá og með 1. janúar 2022 er greiddar tvær þóknunareiningar fyrir hvern fundardag þegar haldnir eru staðarfundir og ein þóknunareining fyrir fundardaga þegar haldnir eru fjarfundir. Ein þóknunareining greiðist fyrir hvern ferðadag ef ekki er hægt að fara til staðarfundar á sama degi og hann er haldinn. Sama gildir ef heimferð er ekki möguleg á sama degi og staðarfundur er haldinn. Frá og með 01.01.2023 taki upphæð þóknunar einni árlegri hækkun, í janúar ár hvert, í samræmi við 12 mánaða hækkun launavísitölu á árinu á undan.